Documentación BOT Clientify SuiteCRM

Entidades a conectar

La integración permite sincronizar las siguientes entidades entre Clientify y SuiteCRM:

• Contactos (Contacts) ↔ Contactos Clientify
• Leads (Leads) ↔ Contactos Clientify (como leads)
• Empresas (Accounts) ↔ Empresas Clientify
• Productos (AOS_Products) ↔ Productos Clientify
• Oportunidades (Opportunities) ↔ Deals Clientify
• Presupuestos (AOS_Quotes) → Presupuestos Clientify (solo de SuiteCRM a Clientify)
• Llamadas (Calls) → Llamadas Clientify (solo de SuiteCRM a Clientify)
• Reuniones (Meetings) → Check-ins Clientify (solo de SuiteCRM a Clientify)
• Notas (Notes) → Notas Clientify (solo de SuiteCRM a Clientify)

Sincronización bidireccional

• Contactos: SuiteCRM ↔ Clientify
• Leads: SuiteCRM → Clientify (se sincronizan como contactos con estado de lead)
• Empresas: SuiteCRM ↔ Clientify
• Productos: SuiteCRM ↔ Clientify
• Oportunidades: SuiteCRM → Clientify

Sincronización unidireccional

• Presupuestos: SuiteCRM → Clientify
• Llamadas: SuiteCRM → Clientify
• Reuniones: SuiteCRM → Clientify
• Notas: SuiteCRM → Clientify

Webhooks

• Contactos: Clientify → SuiteCRM (cuando se crean o modifican contactos en Clientify)

Campos por entidad

Contactos SuiteCRM ↔ Contactos Clientify

Se utiliza el campo id de SuiteCRM almacenado en integrations[].integration_id de Clientify para vincular de manera única los registros.

Campo SuiteCRM	Campo Clientify	Observaciones
first_name	first_name	Nombre
last_name	last_name	Apellido
email1	emails[0].email	Email principal (tipo 1)
phone_mobile	phones[0].phone	Teléfono móvil (tipo 1)
phone_work	phones[1].phone	Teléfono trabajo (tipo 2)
primary_address_street	addresses[0].street	Dirección (tipo 5)
primary_address_city	addresses[0].city	Ciudad
primary_address_state	addresses[0].state	Provincia/Estado
primary_address_country	addresses[0].country	País
primary_address_postalcode	addresses[0].postal_code	Código postal
description	summary	Descripción/Resumen
title	title	Cargo
assigned_user_id	owner	Propietario (se mapea por email del usuario)
id	integrations[].integration_id	ID de SuiteCRM
status (Leads)	status	Estado del lead (se mapea según estado de SuiteCRM)
–	status	Para Contacts siempre se establece como ‘client’
–	contact_type	Se establece según el tipo (client o lead)
–	tags	Se añade automáticamente la etiqueta ‘suitecrm’

Mapeo de estados de Leads:

• new → cold-lead
• assigned → warm-lead
• in process → warm-lead
• recycled → warm-lead
• converted → client
• dead → lost-lead

Leads SuiteCRM → Contactos Clientify

Los Leads de SuiteCRM se sincronizan como contactos en Clientify con estados de lead. Solo se sincronizan leads que no estén en estado converted.

Campo SuiteCRM	Campo Clientify	Observaciones
first_name	first_name	Nombre
last_name	last_name	Apellido
email1	emails[0].email	Email principal
phone_mobile	phones[0].phone	Teléfono móvil
phone_work	phones[1].phone	Teléfono trabajo
status	status	Estado del lead (mapeado según tabla anterior)
id	integrations[].integration_id	ID de SuiteCRM

Empresas SuiteCRM ↔ Empresas Clientify

Se utiliza el campo id de SuiteCRM almacenado en integrations[].integration_id de Clientify para vincular de manera única los registros.

Campo SuiteCRM	Campo Clientify	Observaciones
name	name	Nombre de la empresa
name	business_name	Razón social
account_type	status	Tipo de cuenta
type	contact_type	Tipo de contacto (por defecto ‘client’)
phone_office	phones[0].phone	Teléfono principal (tipo 1)
email1	emails[0].email	Email principal (tipo 1)
website	website[0].website	Sitio web
billing_address_street	addresses[0].street	Dirección de facturación (tipo 2)
billing_address_city	addresses[0].city	Ciudad de facturación
billing_address_state	addresses[0].state	Provincia/Estado de facturación
billing_address_country	addresses[0].country	País de facturación
billing_address_postalcode	addresses[0].postal_code	Código postal de facturación
shipping_address_street	addresses[1].street	Dirección de envío (tipo 3)
shipping_address_city	addresses[1].city	Ciudad de envío
shipping_address_state	addresses[1].state	Provincia/Estado de envío
shipping_address_country	addresses[1].country	País de envío
shipping_address_postalcode	addresses[1].postal_code	Código postal de envío
description	summary	Descripción/Resumen
assigned_user_id	owner	Propietario (se mapea por email del usuario)
id	integrations[].integration_id	ID de SuiteCRM
–	tags	Se añade automáticamente la etiqueta ‘suitecrm’

Productos SuiteCRM ↔ Productos Clientify

Se utiliza el campo part_number de SuiteCRM (o id si no existe) y sku de Clientify para vincular de manera única los registros.

Campo SuiteCRM	Campo Clientify	Observaciones
name	name	Nombre del producto
description	description	Descripción
price	price	Precio (redondeado a 2 decimales)
part_number o id	sku	Campo clave para vinculación
product_image	product_picture_url	Imagen del producto (solo si es URL válida)

Nota: Si el producto no tiene part_number, se utiliza el id de SuiteCRM como SKU.

Oportunidades SuiteCRM → Deals Clientify

Se utiliza el campo id de SuiteCRM almacenado en el campo personalizado suitecrm_deal_id de Clientify para vincular de manera única los registros.

Campo SuiteCRM	Campo Clientify	Observaciones
name	name	Nombre de la oportunidad
amount	amount	Importe
account_id	company	Se sincroniza primero la empresa asociada
date_closed	actual_closed_date	Fecha de cierre real
date_closed	expected_closed_date	Fecha de cierre esperada
probability	probability	Probabilidad (dividida entre 10)
sales_stage	pipeline_stage	Etapa del pipeline (se crea pipeline ‘suitecrm’ si no existe)
opportunity_type	custom_fields[].value	Tipo de oportunidad (campo personalizado ‘suitecrm_type’)
campaign_name	custom_fields[].value	Campaña (campo personalizado ‘suitecrm_campaign’)
lead_source	custom_fields[].value	Origen del lead (campo personalizado ‘suitecrm_lead_source’)
id	custom_fields[].value	ID de SuiteCRM (campo personalizado ‘suitecrm_deal_id’)
date_entered	created	Fecha de creación
–	tags	Se añade automáticamente la etiqueta ‘suitecrm’

Etapas del pipeline SuiteCRM:

• Prospecting
• Qualification
• Needs Analysis
• Value Proposition
• Identifying Decision Makers
• Perception Analysis
• Proposal/Price Quote
• Negotiation/Review
• Closed Won
• Closed Lost

La integración crea automáticamente un pipeline llamado «suitecrm» en Clientify con estas etapas si no existe.

Presupuestos SuiteCRM → Presupuestos Clientify

Se utiliza el campo number de SuiteCRM con prefijo «SUITE-» y budget_code de Clientify para vincular de manera única los registros.

Campo SuiteCRM	Campo Clientify	Observaciones
name	name	Nombre del presupuesto
date_entered	created	Fecha de creación
expiration	expiration_date	Fecha de expiración
description	description	Descripción
approval_issue	notes	Notas de aprobación
stage	status	Estado (mapeado: ‘closed lost’ → ‘rejected’, ‘closed accepted’ → ‘accepted’, otros → ‘expired’)
subtotal_amount	subtotal	Subtotal (redondeado)
discount_amount	discount	Descuento (redondeado)
total_amt	total	Total (redondeado)
number	budget_code	Código del presupuesto (con prefijo «SUITE-«)
billing_contact_id	contact	Se sincroniza primero el contacto asociado
billing_account_id	company	Se sincroniza primero la empresa asociada
opportunity_id	deal	Se sincroniza primero la oportunidad asociada

Líneas de presupuesto:

• AOS_Products_Quotes → items[] en Clientify
• Cada línea incluye: nombre, cantidad, precio unitario, descuento, descripción, impuestos

Llamadas SuiteCRM → Llamadas Clientify

Las llamadas de SuiteCRM se sincronizan como llamadas en el timeline de contactos/empresas en Clientify.

Campo SuiteCRM	Campo Clientify	Observaciones
date_start	call_date	Fecha de la llamada
date_start y date_end	call_time	Duración calculada
direction	type	Tipo: ‘inbound’ → ‘incoming’, otros → ‘outgoing’
status	outcome	Resultado: ‘held’ → ‘connected’, otros → ‘no_answer’
description	comment	Descripción con información de SuiteCRM

Reuniones SuiteCRM → Check-ins Clientify

Las reuniones de SuiteCRM se sincronizan como check-ins en el timeline de contactos/empresas en Clientify.

Campo SuiteCRM	Campo Clientify	Observaciones
date_start	date	Fecha y hora de la reunión
name	comment	Asunto de la reunión
description	comment	Descripción con información de SuiteCRM
status	outcome	Resultado: ‘held’ → ‘completed’, otros → ‘scheduled’
–	type	Siempre se establece como ‘virtual’

Notas SuiteCRM → Notas Clientify

Las notas de SuiteCRM se sincronizan como notas en el timeline de contactos/empresas en Clientify.

Campo SuiteCRM	Campo Clientify	Observaciones
name	name	Título de la nota
name y description	comment	Contenido con información de SuiteCRM

Mecanismo de sincronización

Proceso de vinculación

La integración utiliza diferentes estrategias para vincular registros:

1. Por campo de integración: Se busca primero si existe un campo de integración que contenga el ID de SuiteCRM.
2. Por SKU (productos): Para productos, se busca por el SKU (part_number o id).
3. Por código de presupuesto: Para presupuestos, se busca por el budget_code con prefijo «SUITE-«.
4. Por ID de deal: Para deals, se busca por el campo personalizado suitecrm_deal_id.
5. Creación: Si no se encuentra ninguna coincidencia, se crea un nuevo registro.

Resolución de conflictos

Cuando se encuentra una coincidencia, la integración compara las fechas de modificación:

• Si el registro de Clientify es más reciente → Se actualiza SuiteCRM
• Si el registro de SuiteCRM es más reciente → Se actualiza Clientify

Modos de sincronización

La integración puede ejecutarse en dos modos:

• Full: Sincroniza todos los registros
• Modified: Sincroniza solo los registros modificados en las últimas 24 horas

Webhooks

La integración soporta webhooks para sincronización en tiempo real desde Clientify hacia SuiteCRM:

• contact.saved: Sincroniza contactos cuando se crean o modifican en Clientify

Requisitos para webhooks:

• El contacto debe tener un campo de integración con ID de SuiteCRM o se creará uno nuevo
• Se busca primero por campo de integración, luego por email

Autenticación

La integración utiliza la API SOAP v4.1 de SuiteCRM. El proceso de autenticación:

1. Se conecta al endpoint WSDL: {url}/service/v4_1/soap.php?wsdl
2. Realiza login con usuario y contraseña (MD5)
3. Obtiene un session_id (login_id) que se utiliza para todas las operaciones
4. El token se refresca automáticamente cuando es necesario

Proceso de conexión

Credenciales necesarias

Para configurar la integración se necesitan las siguientes credenciales:

1. URL de SuiteCRM: URL base de la instalación de SuiteCRM (ej: https://suitecrm.ejemplo.com)
2. Usuario: Nombre de usuario de SuiteCRM
3. Contraseña: Contraseña del usuario de SuiteCRM

Obtención de credenciales

1. URL de SuiteCRM

La URL debe ser la dirección base de tu instalación de SuiteCRM, sin barras finales. Por ejemplo:

• https://suitecrm.ejemplo.com
• https://crm.miempresa.com

2. Usuario y Contraseña

Necesitas un usuario de SuiteCRM con permisos suficientes para:

• Leer y escribir en módulos: Contacts, Leads, Accounts, Products, Opportunities, AOS_Quotes, Calls, Meetings, Notes
• Acceso a la API SOAP

Recomendación: Usa un usuario dedicado para la integración con permisos de administrador o permisos específicos para los módulos mencionados.

Configuración en Clientify

1. Acceder a la pestaña de Integraciones en Clientify
2. Seleccionar la tarjeta de SuiteCRM
3. Rellenar los campos:

• URL
• Usuario
• Contraseña

1. Guardar la configuración
2. Si todo es correcto, aparecerá un mensaje de confirmación y la integración se activará

Compatibilidad

Versiones de SuiteCRM

La integración se ha desarrollado utilizando la API SOAP v4.1 de SuiteCRM. En principio, debería ser compatible con todas las versiones de SuiteCRM que soporten esta API, ya que:

• Utiliza el protocolo SOAP estándar de SuiteCRM
• No depende de funcionalidades específicas de versión
• Los módulos utilizados son estándar en SuiteCRM

Nota: Versiones muy antiguas de SuiteCRM (anteriores a la 7.x) podrían presentar incompatibilidades debido a cambios en la estructura de la API.

Requisitos

• Usuario de SuiteCRM con permisos de API
• Acceso a la API SOAP de SuiteCRM (endpoint /service/v4_1/soap.php?wsdl)
• Credenciales válidas (usuario y contraseña)
• Integración PREMIUM activa en Clientify

Campos personalizados

La integración crea automáticamente los siguientes campos personalizados en Clientify:

Para Deals:

• suitecrm_type: Tipo de oportunidad
• suitecrm_campaign: Campaña asociada
• suitecrm_lead_source: Origen del lead
• suitecrm_deal_id: ID de la oportunidad en SuiteCRM

Para Contactos (configuración personalizada por cuenta):

• Rol Suitecrm: Rol del contacto en SuiteCRM (si está configurado)

Para Empresas (configuración personalizada por cuenta):

• Estado: Estado de la empresa en SuiteCRM (si está configurado)

Pipeline de Deals

La integración crea automáticamente un pipeline llamado «suitecrm» en Clientify con las siguientes etapas:

1. Prospecting
2. Qualification
3. Needs Analysis
4. Value Proposition
5. Identifying Decision Makers
6. Perception Analysis
7. Proposal/Price Quote
8. Negotiation/Review
9. Closed Won
10. Closed Lost

Si el pipeline ya existe, se utiliza el existente. Las oportunidades de SuiteCRM se asignan automáticamente a la etapa correspondiente según su sales_stage.