Documentación BOT Clientify – Nubimed

Esta es la documentación BOT Clientify – Nubimed para el plugin de integración entre ambas plataformas.

Entidades a conectar

La integración permite sincronizar las siguientes entidades desde Nubimed hacia Clientify:

• Pacientes (pacientes) → Contactos Clientify
• Citas (citas) → Tareas Clientify
• Citas (citas) → Oportunidades/Deals Clientify (opcional)

Sincronización unidireccional

• Pacientes: Nubimed → Clientify
• Citas: Nubimed → Clientify (como tareas)
• Citas: Nubimed → Clientify (como oportunidades/deals, opcional)

Nota: Esta integración es unidireccional, solo sincroniza datos desde Nubimed hacia Clientify.

Campos por entidad

Pacientes Nubimed → Contactos Clientify

Se utiliza el campo id de Nubimed y el campo personalizado in_nubimed de Clientify para vincular de manera única los registros. Si no se encuentra por ID, se busca por email.

Campo Nubimed	Campo Clientify	Observaciones
name	first_name	Nombre del paciente
surname	last_name	Apellido del paciente
tax_id	taxpayer_identification_number	NIF/DNI del paciente
contact.email	emails[0].email	Email principal
contact.phone_1	phones[0].phone	Teléfono principal
contact.phone_2	phones[1].phone	Teléfono secundario
address.street	addresses[0].street	Dirección (tipo 5)
address.city	addresses[0].city	Ciudad
address.postal_code	addresses[0].postal_code	Código postal
Description	summary	Descripción del paciente
id	integrations[].integration_id	ID de Nubimed
id	custom_fields[].in_nubimed	Campo personalizado con ID de Nubimed
–	status	Siempre se establece como ‘client’
–	contact_type	Siempre se establece como ‘client’
–	tags	Se añade automáticamente la etiqueta «nubimed»

Nota: Los servicios de las citas se añaden como etiquetas adicionales al contacto.

Citas Nubimed → Tareas Clientify

Las citas de Nubimed se sincronizan como tareas en Clientify. Se crea una tarea por cada cita.

Campo Nubimed	Campo Clientify	Observaciones
start_time	start_datetime	Fecha y hora de inicio de la cita
end_time	end_datetime	Fecha y hora de fin de la cita
appointment_type	tags[]	Tipo de cita como etiqueta
id	description	ID de Nubimed en la descripción
id	remarks	ID de Nubimed en las observaciones
patient_id	related_contacts[]	Contacto relacionado
–	task_type	Se asigna tipo «Reunión» si existe
–	name	Formato: «CITA [nombre] [apellido] || ESTADO : [estado] || TIPO : [tipo] || ID : [id]»

Campos personalizados creados

La integración crea automáticamente los siguientes campos personalizados en Clientify:

Para Contactos:

• dia proxima cita (tipo: date) – Fecha de la próxima cita
• hora proxima cita (tipo: text) – Hora de la próxima cita
• tipo proxima cita (tipo: text) – Tipo de la próxima cita
• estado cita (tipo: text) – Estado actual de la cita
• clinica (tipo: text) – Clínica asociada

Para Deals/Oportunidades:

• dia proxima cita (tipo: date) – Fecha de la cita
• hora proxima cita (tipo: text) – Hora de la cita
• tipo cita (tipo: text) – Tipo de cita
• estado cita (tipo: text) – Estado de la cita
• clinica (tipo: text) – Clínica asociada
• nubimed_id (tipo: text) – ID de la cita en Nubimed

Estados de citas

Los estados de las citas en Nubimed se mapean a estados legibles en Clientify:

Estado Nubimed	Estado Clientify
1	«pendiente»
2	«en curso»
3	«sin confirmar»
4	«finalizada»
5	«cancelada»
6	«no se presenta»
7	«en sala de espera»
8	«en gabinete»
9	«en sala espera ya visitado»

Mecanismo de sincronización

Proceso de vinculación

La integración utiliza diferentes estrategias para vincular pacientes:

1. Por campo personalizado in_nubimed: Se busca primero si existe un contacto con el ID de Nubimed en el campo personalizado.
2. Por email: Si no se encuentra por ID, se busca por email del paciente.
3. Creación: Si no se encuentra ninguna coincidencia, se crea un nuevo contacto.

Gestión de citas

La integración gestiona las citas de la siguiente manera:

1. Obtención de citas: Se obtienen todas las citas de las clínicas configuradas en un rango de fechas.
2. Primera cita por paciente: Solo se toma la primera cita de cada paciente para establecer los campos personalizados de «próxima cita».
3. Actualización de próxima cita: Se actualiza la información de próxima cita solo si:
   • La cita tiene el mismo ID que la almacenada previamente, o
   • La nueva cita es más reciente que la fecha actual y más cercana que la cita almacenada
4. Creación de tareas: Se crea o actualiza una tarea por cada cita, buscando por el ID de Nubimed en la descripción.

Modos de sincronización

La integración puede ejecutarse en dos modos:

• Full: Sincroniza todas las citas de los últimos 10 años
• Modified: Sincroniza solo las citas desde hoy hasta 12 meses en el futuro

Rango de fechas

• Modo Full: Desde hace 10 años hasta hoy
• Modo Modified: Desde hoy hasta 12 meses en el futuro

Clínicas y agendas

La integración obtiene primero todas las clínicas (agendas) disponibles para el usuario y luego sincroniza las citas de cada clínica.

Proceso de conexión

Credenciales necesarias

Para configurar la integración se necesitan las siguientes credenciales:

1. Usuario: Email del usuario de Nubimed
2. Token/Password: Token de autenticación de Nubimed (API Token)

Obtención de credenciales

Las credenciales se obtienen desde la plataforma Nubimed. El usuario debe tener acceso a la API de Nubimed y generar un token de autenticación.

Nota: La API de Nubimed utiliza autenticación mediante headers:

• X-User-Email: Email del usuario
• X-User-Token: Token de autenticación

Configuración en Clientify

1. Acceder a la pestaña de Integraciones en Clientify
2. Seleccionar la tarjeta de Nubimed
3. Rellenar los campos:
   • Usuario (email)
   • Token/Password (API Token)
4. Guardar la configuración
5. Si todo es correcto, aparecerá un mensaje de confirmación y la integración se activará

Campos personalizados automáticos

Al configurar la integración, se crean automáticamente los campos personalizados necesarios en Clientify si no existen. No es necesario crearlos manualmente.

Configuración avanzada

Modo Trial

La integración soporta un modo de prueba (trial) que limita el número de registros sincronizados:

• trialMaxContacts: Límite de contactos a sincronizar (por defecto: 10)
• trialMaxBudgets: Límite de presupuestos (por defecto: 10)
• trialMaxCompanies: Límite de empresas (por defecto: 10)
• trialMaxProducts: Límite de productos (por defecto: 10)
• trialMaxDeals: Límite de oportunidades (por defecto: 10)

Pipelines para Deals

Si se activa la sincronización de deals, la integración crea automáticamente un pipeline llamado «Seguimiento Citas Nubimed» con las siguientes etapas:

• Pendiente
• En Curso
• Sin Confirmar
• Finalizada
• Cancelada
• No Se Presenta
• En Sala De Espera
• En Gabinete

Compatibilidad

Versiones de Nubimed

La integración utiliza la API v1 de Nubimed (https://api.clinicaenlanube.com/api/v1/).

Documentación de la API: https://nubimed.stoplight.io/docs/api/cadc77b3fa0b3-nubimed

Requisitos

• Usuario con acceso a la API de Nubimed
• Token de autenticación válido
• Permisos para acceder a las clínicas/agendas necesarias
• Permisos para leer pacientes y citas

Limitaciones

• La API de Nubimed devuelve un máximo de 500 citas por petición. La integración maneja automáticamente la paginación.
• La sincronización es unidireccional: los cambios en Clientify no se reflejan en Nubimed.
• Solo se sincronizan pacientes que tienen citas asociadas.

Notas importantes

1. Primera sincronización: En modo Full, la primera sincronización puede tardar bastante tiempo si hay muchas citas históricas (hasta 10 años).
2. Actualización de próxima cita: La integración solo actualiza los campos de «próxima cita» si la nueva cita es más reciente que la almacenada, evitando sobrescribir citas futuras con citas pasadas.
3. Etiquetas automáticas: Todos los contactos sincronizados reciben automáticamente la etiqueta «nubimed». Además, se añaden etiquetas con los servicios de cada cita.
4. Tareas duplicadas: La integración verifica si ya existe una tarea con el mismo ID de Nubimed antes de crear una nueva, evitando duplicados.
5. Velocidad de sincronización: La integración incluye un delay de 1 segundo entre cada sincronización de contacto para evitar sobrecargar las APIs.